Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii, etc., de compartimentul care are aceasta atributie, pe baza urmatoarelor documente de evidenta a muncii, a documentelor privind retinerile legale, listelor de avans chenzinal, certificatelor medicale etc. Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii.
Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc., se include in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Unitatile pot sa-si stabileasca, daca necesitatile o cer, alta macheta a formularului, dar care sa contina informatiile necesare unui eventual control.
Statul de salarii serveste ca:
Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si a altor datorii;
Document justificativ de inregistrare in contabilitate;
Circula la:
- persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata
- la casieria unitatii, pentru plata sumelor cuvenite
- la compartimentul financiar-contabil
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii
Se arhiveaza la:
- compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative
- compartimentul care a intocmit statele de salarii
Statul de salarii este un document controversat datorita caracterului confidential al salariilor. Prin intocmirea statelor de salarii acestea isi pierd confidentialitatea. Problema scoaterii lor din uz este mult discutata.
