Adoptarea pe scară largă a documentelor electronice a făcut ca în sectorul de business, dar nu numai, semnătura electronică să devină rapid un must have pentru antreprenorii de succes. Un astfel de instrument nu numai că uşurează activităţile de zi cu zi şi îmbunătăţeşte fluxul de lucru, ci contribuie şi la eficientizarea comunicării cu furnizorii, clienţii sau partenerii de afaceri, în mod legal şi în deplină siguranţă.
Pentru a putea înţelege mai bine cum funcţionează o astfel de iscălitură digitală online şi de ce este atât de populară în prezent în rândul companiilor, haide să vedem împreună cum este aceasta definită prin lege, de câte tipuri este, cum poate fi obţinută şi, nu în ultimul rând, care sunt beneficiile de care vine însoţită.
Ce este semnătura electronică?
Conform Legii nr. 455/2001, semnătura electronică este definită drept ,,date în formă electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care servesc ca metodă de identificare”. Deşi echivalentă cu semnătura olografă, cea digitală este mai sigură, mai rapidă, mai eficientă şi mai practică, conectând identitatea verificată a semnatarului cu un anumit act, la o anumită dată.
Tipuri de semnături electronice
Dacă intenţionezi să optezi pentru o semnătură electronică, mai întâi de toate este bine să fii informat cu privire la tot ceea ce ţine de o astfel de iscălitură. Prin urmare, află că în funcţie de nivelul de încredere pe care-l prezintă şi de contextul formal în care poate fi utilizată, semnătura electronică poate fi:
- Semnătură electronica simplă. Acest tip de iscălitură are un nivel scăzut de încredere şi este utilizată de cele mai multe ori pentru semnarea documentelor electronice cu un nivel scăzut de risc.
- Semnătură electronica avansată. Acest tip de iscălitură are un nivel mediu de încredere şi serveşte pentru semnarea documentelor electronice cu un nivel mediu de risc. Atât pentru semnătura digitală simplă, cât şi pentru cea avansată este nevoie de expertiză tehnică pentru a le putea fi demonstrată valoarea legală.
- Semnătură electronica calificată. Acest tip de iscălitură asigură cel mai ridicat nivel de încredere, fiind bazată pe un certificat digital calificat şi fiind realizată de un dispozitiv special de creare a semnăturilor, securizat şi accesibil semnatarilor doar printr-un cod PIN. Semnătura electronică calificată are, conform legislaţiei în vigoare, valoare legală asemenea iscăliturii olografe şi este emisă în conformitate cu regulamentul European eIDAS 910/2014, fiind recunoscută în toate ţările membre U.E.
Obţinerea semnăturii digitale online
Majoritatea persoanelor juridice îşi fac griji cu privire la procesul pe care trebuie să îl urmeze pentru a intra în posesia unei semnături electronice. În realitate însă, obţinerea unei astfel de iscălituri cu valoare legală nu este deloc dificilă. Prin urmare, pe baza unui certificat digital calificat emis contra cost de către prestatorii de servicii de încredere din domeniu, aşa cum este Up Achiziţii spre exemplu, şi cu un minimum de acte necesare precum actul de identitate şi actele de identificare ale firmei (certificatul de înregistrare la ONRC, certificatul de îngregistrare a CUI), semnătura ta electronică generată de un dispozitiv securizat de creare este ca şi gata. Nu îţi rămâne decât să depui un dosar la ANAF pentru înregistrarea acesteia.
Avantajele unei semnături electronice
În comparaţie cu semnătura olografă clasică, avantajele de care beneficiezi din moment ce decizi să ai propria semnătură electronică sunt incontestabile. În primul rând, printr-o astfel de iscălitură elimini automat consumul ineficient de timp şi combustibil, dar şi costurile operaţionale legate de manipularea documentelor pe hârtie (imprimare, trimitere, procesare). În al doilea rând, te bucuri de siguranţă 100%, întrucât o astfel de semnătură este imposibil de falsificat, având valoare legală şi fiind uşor de verificat. În al treilea rând, semnătura electronică este capabilă să răspundă unui număr mare de cerinţe, având o utilizare largă precum: comunicarea rapidă şi eficientă cu instituţiile publice (ANAF, CNAS, CSSP, ITM, SICAP etc.), iscălirea oricărui tip de document electronic indiferent de format chiar şi de la distanţă, de pe orice tip de device digital (telefon, laptop, tabletă), eliminarea întârzierilor cauzate de semnarea tradiţională pe hârtie a actelor şi, implicit, consolidarea relaţiilor cu furnizorii, clienţii sau partenerii de afaceri şi, nu în ultimul rând, evitarea birocraţiei.
