Implementarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) poate fi o acțiune complexă pentru orice business indiferent de mărimea lui. Implementarea ERP se referă la procesul de instalare și configurare a unui sistem software ERP în cadrul unei organizații. Acest proces include integrarea diferitelor funcții de afaceri, cum ar fi contabilitate și finanțe, operațiuni și resurse umane (HR), într-un singur sistem.
Ca în cazul oricărui proiect, un plan de implementare ERP atent conceput este esențial. Împărțirea procesului de implementare în faze, fiecare cu obiective clare, poate maximiza succesul.
În schimb, o implementare ERP fără a se stabili mai întâi direcția, domeniul de aplicare și o structură clară a proiectului crește probabilitatea de a întâmpina probleme semnificative.
Consultarea cu un specialist ERP dintr-o companie cu peste 5000 de clienți așa cum este NextUp te poate ajuta să iei cea mai bună decizie, astfel încât să se adapteze nevoilor firmei tale.
Implementare ERP: ce înseamnă?
Un sistem ERP integrează multiple funcții dintr-o afacere, cum ar fi managementul financiar, resursele umane, producția, distribuția și vânzările, pentru a oferi beneficii precum productivitate și eficiență crescute, raportare și analiză pentru decizii viitoare corecte.
Implementarea unui soft ERP descrie procesul de planificare, configurare și implementare a unui ERP. Procesul este complex, deoarece un sistem ERP integrează și automatizează multe funcții diferite.
Pentru a asigura o implementare de succes, compania trebuie să-și definească cu atenție cerințele, să determine clar ceea ce dorește de la sistem, să configureze soft-ul ERP astfel încât să susțină acele procese și să-l testeze riguros înainte de a-l implementa în live. Parcurgerea cu succes a tuturor pașilor conform programului stabilit inițial necesită o planificare atentă și o abordare structurată, în etape de implementare.
Un plan tipic de implementare ERP poate fi împărțit în 5 faze, fiecare cu obiective specifice. Fiecare afacere este unică, așa că fazele pot varia oarecum în funcție de companie și de specificul acesteia.
Etape importante în procesul de implementare ERP
- Cercetare și planificare
Prima fază a implementării ERP include cercetarea și alegerea unui soft ERP, formarea unei echipe de proiect și definirea cerințelor detaliate ale sistemului. Echipa de proiect se va ocupa de stabilirea planului de proiect și a termenelor, asigurarea alocării resurselor adecvate, luarea deciziilor despre produse și design și va verifica statusul zilnic al proiectului.
Echipa de proiect ERP include de obicei un manager de proiect și reprezentanți ai departamentelor care vor utiliza sistemul. De asemenea, echipa poate angaja un consultant extern sau un partener de implementare ERP pentru a oferi expertiză în proiectarea și configurarea sistemului.
Unul dintre obiectivele de început ale echipei va fi acela de a înțelege clare care sunt problemele actuale ale firmei. Pe baza nevoilor descoperite, echipa va alege un sistem ERP care să răspundă cerințelor. O decizie majoră este alegerea dintre un sistem ERP care rulează on-premises sau în cloud. Pentru un sistem local, este nevoie să se cumpere și instaleze hardware și software în centrul de date al organizației. În schimb, un soft ERP bazat pe cloud poate fi accesat prin internet, astfel încât poate fi mai rapid de implementat și necesită mai puține abilități IT interne.
- Proiectare și design
Faza de proiectare funcționează printr-o înțelegere a fluxurilor de lucru actuale pentru a dezvolta un model detaliat pentru noul sistem ERP. Aceasta include proiectarea de noi fluxuri de lucru mai eficiente și alte procese de afaceri care pot fi automatizate.
În această fază, este foarte important să fie consultați exact angajații care se ocupă de procesele actuale. Implicarea acestora în proiectare ajută, de asemenea, să se asigure că vor înțelege noul sistem și vor știi cum să se folosească de el pentru eficientizarea muncii.
- Dezvoltare
Bazată pe cerințe clare de proiectare, faza de dezvoltare poate începe. Aceasta implică configurarea și, acolo unde este necesar, personalizarea software-ului pentru a sprijini procesele reproiectate. Poate include și integrarea noului sistem cu oricare dintre celelalte aplicații de afaceri existente ale organizației, care nu vor fi înlocuite de sistemul ERP.
În paralel cu dezvoltarea software-ului, echipa ar trebui să dezvolte materiale de instruire pentru a ajuta utilizatorii să se adapteze la noul sistem. De asemenea, trebuie să înceapă să planifice migrarea datelor, care poate fi complexă, deoarece implică adesea extragerea, transformarea și încărcarea datelor din mai multe sisteme, fiecare dintre acestea putând folosi formate diferite.
Echipa de proiect ar trebui să determine ce date să migreze în această fază, evitând migrarea generală a tuturor datelor din istoricul firmei, multe dintre ele probabil irelevante.
- Testare
Testarea și dezvoltarea pot avea loc concomitent. De exemplu, echipa de proiect poate testa caracteristici specifice ale sistemului ERP, poate remedia sau ajusta pe baza rezultatelor descoperite.
Testarea inițială a funcțiilor de bază ale software-ului ar trebui să fie urmată de testarea capacităților complete ale sistemului, inclusiv permisiunea unor angajați să testeze sistemul pentru toate activitățile lor de zi cu zi. Această fază ar trebui să cuprindă, de asemenea, testarea datelor migrate și să includă instruirea introductivă a utilizatorilor finali.
- Lansare
A venit ziua mult așteptată, momentul în care sistemul ERP va intra în funcțiune. Fii pregătit pentru potențiale situații neprevăzute, deoarece pot exista lucruri care nu vor merge așa cum au fost stabilite, în ciuda eforturilor depuse pentru a le pregăti pentru schimbare. Este firesc, în orice proiect există o perioadă de acomodare cu noul sistem, timp în care se așază lucrurile.
Echipa de proiect ar trebui să fie disponibilă pentru a răspunde la întrebări, pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă sistemul și pentru a încerca să remedieze orice probleme. Poate dura o perioadă de timp pentru ca utilizatorii să se adapteze la sistem și să obțină productivitatea dorită.
Ține cont că unele date pot fi migrate înainte de implementare, în timp ce alte informații, cum ar fi tranzacțiile curente, ar trebui migrate imediat după lansare.
Procesul de implementare ERP este bine să fie personalizat pe specificul fiecărei firme. Unele companii își propun să implementeze toate modulele sistemului ERP concomitent, în timp ce altele se concentrează mai întâi pe module sau procese specifice cu prioritate ridicată și adaugă altele mai târziu, în etape diferite.
